Lean + öppen innovation = sant

Med öppen innovation avses ofta en process där en organisation låter externa intressenter - kunder och leverantörer, bidra med idéer för att stärka den interna innovationen. Öppen innovation är ett bra sätt att involvera en större grupper eller avdelningar i en organisations arbete med Lean.

En fälla lätt att hamna i, oavsett om en organisation jobbar med lean eller öppen innovation, är att skapa en miljö där tid och pengar läggs på ständiga förändringar. Det innebär att ledare och medarbetare förvisso gör många aktiviteter som leder till förändringar men där det är ovisst huruvida dessa tar organisationen närmare det önskvärda läget. Att jobba lean innebär att genomföra många förändringar som också förbättrar och som tar oss vidare mot det önskvärda läget och målet. Det är detta som är Ständiga Förbättringar.

Är ni beredda på och redo för förbättring?

Att jobba med lean och med öppen innovation handlar först och främst om kultur och ledarskap. Det måste finnas en vilja från ledningen att driva igenom förändringar som förbättrar, som minskar gapet mellan nuläget och målet. Kännetecknande för en kultur som omfamnar förbättringar är att den har ledare som förväntar sig att alla i organisationen gör sitt yttersta för att sträva mot målen. Detta trots att det innebär att ständigt ifrågasätta tidigare sätt att jobba. Den kännetecknas också av att alla medarbetare konstant lyfter fram identifierade problem och faktiskt löser dem, ett i taget.

När ledningen vill ta in idéer och förslag från andra intressenter hörs ofta röster som vill att arbete skall läggas på "expection management" så att den egna organisationen inte får fel förväntningar på vad som skall åstadkommas. I en sann kultur som jobbar med lean och öppen innovation är ett sådant ledarskap inte nödvändigt. Inget genomförs utan en uppriktig vilja att förbättra. Alla kan därmed ha högt ställda förväntningar på att initiativ tas på största allvar och leder till förändring. Alla förbättringar måste ha som mål att öka värdet för kunden. Om inte, är det bara en förändring.

Styr idéerna åt var ni MÅSTE vara!

För att öppen innovation ska kunna vara ett betydande stöd för arbetet med lean krävs en tydlig riktning. Ni måste veta åt vilket håll idéerna skall sträva! Gör ni inte det är risken överhängande att tid, energi och pengar läggs på att driva förändring som nödvändigtvis inte är förbättring.

Nyckelfrågan är inte vad ni kan ha för mål utan vad ni måste ha för mål. Det handlar om att styra energin i organisationen i denna riktning! Lean utgår till stor del från de ständiga förbättringar medarbetaren och gruppen genomför inom sitt ansvarsområde och i det dagliga arbetet. Om vi ställer en större del av organisationen, säg en hel avdelning eller kanske hela företaget, inför samma utmaning är öppen innovation ett utmärkt sätt att skapa fokus! Tänk att alla får en tydlig utmaning - ett väldefinierat problem - att reflektera kring...

Vilket fokus och vilken energi som uppstår när alla arbetar med en gemensamt problem!

Innovation är en fråga om volym!

Tänk dig att du har 60 sekunder på dig att fundera på vad du skulle kunna använda ett dricksglas till. Jag lovar att de allra flesta kommer på 6-10 olika användningsområden innan tiden går ut. Gör du samma experiment med 10 personer är jag övertygad om att den listan på vad ett dricksglas kan användas till med råge överstiger vad en person kan komma på. Det krävs en viss volym av idéer för att hitta de riktigt smarta lösningarna!

Lean tenderar att vara ett arbete som sker med en mindre grupp människor. Här tror jag öppen innovation kan komma att spela en stor roll! Genom att ta in öppen innovation i detta steg ökar kreativiteten och innovationsförmågan och fler möjliga och smarta lösningar på problemet kommer att komma fram.

Gör kloka val av lösningar!

Styrkan med öppen innovation är att det generas många kreativa förslag till lösningar på ett problem. Myntets baksida är att det blir många idéer att välja mellan och att vi inte vet hur förslagen skall utvärderas. Det finns risk för att sämre lösningsidéer väljs före de bättre på grund av bristande utvärderingsmetoder. Effekten blir att vi tror oss göra förbättringar, att vi tar oss närmare vårt önskvärda läge, men i själva verket gör vi enbart förändringar som inte nödvändigtvis tar oss i rätt riktning.

För att öppen innovation ska vara ett värdefullt bidrag till arbetet med lean krävs, förutom ett väl definierat problem, också en bra modell för förslag skall utvärderas. I arbetet med ständiga förbättringar är det ett kritiskt steg att göra rätt urval av de förslag som skall leda till konkreta aktiviteter.
En bra utvärderingsmodell utgår från så objektiva kriterier som möjligt. Varje förslag värderas utifrån effekt, kostnad, och risk och sammanställs i en matris. Med hjälp av matrisen kan vi avgöra vilket förslag som skapar störst värde. Att göra bedömningen mer objektiv kräver mod. Mod att våga lita på processen och inte bara välja det vi tänkte från början.

Låt kunden vara en del av lösningen!

Det yttersta syftet med lean är att ständigt förbättra organisationens konkurrenskraft genom att maximera kundvärdet, oavsett bransch eller verksamhet. Ibland är det svårt att förstå vad som faktiskt skapar värde för kunden och vi kan inte lika lätt av göra om insatserna är förbättringar eller bara förändringar.

Med öppen innovation blir kunden en del av lösningen då denne tillåts få en röst i arbetet med ständiga förbättringar. Kunden kan vara delaktig i problemformulering, i sökandet av grundorsaken till att ett problem uppstår eller i att hitta kreativa lösningar. Detta kräver mod av organisationen eftersom kunder som blir inbjudna förväntar sig att saker och ting förändras till det bättre. Samtidigt ökar också sannolikheten för att ansträngningar som görs faktiskt skapar ökat värde för kunden. För att på ett effektivt sätt involvera kunden förespråkar jag att ni låter kunderna fundera kring väl definierade problemområden istället för öppna frågor. Fråga inte “Hur kan vi bli bättre?” - det är svårt att agera på. Fråga istället “Har du förslag på hur vi kan minska kötiden?”. Detta gör det lättare att koppla samman frågeställningar med det arbete som redan pågår internt.